¡Qué difícil es gestionar el tiempo y las tareas en el día a día en el trabajo de cara al público! Es muy habitual volver a casa al finalizar la jornada con la sensación de “¡No he tenido tiempo para nada”.

Parece que la propia naturaleza del trabajo proporciona un amplio margen de incertidumbre a la hora de organizarse, nunca es posible saber qué va pasar o cuántos clientes van a entrar.

Pero ¡si sólo fuera eso! Además debemos atender muchas otras tareas, comerciales, logísticas, burocráticas o de gestión del personal a lo largo de la jornada, que en ocasiones parecen interminables.

¿Es posible organizarse mejor? ¿Es posible llegar a todo?

Aunque a veces el volumen nos sobrepasa, es necesario tener unos criterios claros de organización personal.

Hay que tener en cuenta que las tareas se alargan al interrumpirlas, y una tarea relativamente sencilla puede llevar horas e incluso días por el hecho de sufrir constantes interrupciones.

Algunos consejos:

  • Elegir el momento y la hora del día en los que me puedo concentrar o estar a solas (primeras horas de la mañana, mediodía…) para las tareas que requieren mayor concentración.

  • Ser realista: no debo planificarme nada durante las horas en las que puedo prever que el volumen de público va a ser alto, así se evitan muchas frustraciones.

  • Evitar la postergación: si hay fechas de entrega, es importante planificar bien las tareas para que no se conviertan en terriblemente urgentes en el último momento.

  • Aprender a delegar: si contamos con personas de confianza en el equipo, la delegación es una práctica que no sólo descarga al supervisor de tareas rutinarias, sino que incrementa la motivación de los trabajadores y permite que se desarrollen profesionalmente.

  • Empezar y terminar cada tarea: antes de empezar la siguiente, es una dinámica que evitará llegar al final del día con muchísimos frentes abiertos y sin resolver.

 

¿Qué pasa con las tareas urgentes?

Una tarea urgente es aquella que necesita tratarse inmediatamente, pero no por ello gana en importancia. La urgencia de las cosas muchas veces impide valorar claramente su importancia.

Las tareas importantes son las que repercuten directamente sobre el logro de mi objetivo profesional, por ejemplo la venta, la atención al cliente o la atención a los empleados.

A las tareas urgentes no se debería dedicar más que el tiempo mínimo indispensable para resolverlas, sin embargo las tareas importantes requieren de una planificación a lo largo del día/semana/mes para encontrar el momento adecuado donde dedicarles todo el tiempo necesario para hacerlas bien. Por lo tanto, las tareas importantes ¡a la agenda!

 

El problema de las interrupciones

Hay muchas y muy variadas y casi nunca son previsibles. Concentrarse en lo importarte permite rechazar interrupciones accesorias o superfluas. Diga “no”, amable, pero firmemente, a quien solicite “un minuto” que no le interese conceder. Pídale que venga en un momento que a usted le venga mejor. Muéstrese ocupado. Sea amable, pero sincero.

 Tomar el control

Vivir dejándonos llevar por cada interrupción, “arrastrados” por los acontecimientos, sin controlar nada de lo que nos sucede, tiene malas consecuencias.

Debemos tomar el control de nuestro tiempo, llevar las riendas de lo que le pasa cada día, luchar con fuerza contra los ladrones del tiempo evitando interrupciones y sabiendo decir no.

La asertividad (reafirmarse diciendo “no” cuando realmente quiero decir “no”) es una herramienta enormemente válida en la práctica diaria, ante ciertas peticiones que ni aportan ni enriquecen mi objetivo profesional.

Cuando por fin tomamos el control de nuestro tiempo, podremos permitirnos dedicar el tiempo libre a otras actividades como la familia o el ocio, que son necesarias para revitalizarnos, y volver al día siguiente con energía, y con ganas de volver a empezar.